Cập nhật phiếu điều chuyển kho:

Menu để mở phiếu điều chuyển kho được đặt ở các vị trí đánh dấu màu đỏ như trong hình bên dưới:

Màn hình phiếu điều chuyển kho được chia làm 2 Tab.

> - Tab thứ 1 sẽ liệt kê danh sách 300 phiếu điều chuyển kho được lập gần đây nhất (số 300 được lấy từ phần Khai báo tham số hệ thống vì thế user có thể thay đổi bằng 1 số khác). Trong Tab thứ nhất màn hình được chia thành 2 phần đánh dấu bằng khung màu vàng và màu xanh. Phía bên trên (đánh dấu màu vàng) là danh sách các phiếu điều chuyển kho , bên dưới (khung màu xanh) là phần chi tiết các định khoản của phiếu điều chuyển kho đang được chọn.

> - Tab thứ 2 sẽ hiển thị phần chi tiết 1 phiếu điều chuyển kho.

Chi tiết của 1 phiếu điều chuyển kho

Chi tiết 1 phiếu điều chuyển kho được chia làm 3 phần chính đánh dấu bằng màu đỏ, vàng và xanh như hình bên dưới.

-

Phần thứ nhất (khung màu đỏ) chứa các thông tin chung của phiếu điều chuyển kho như số chứng từ, mã tiền tệ, ngày hạch toán (là ngày phần mềm sử dụng để theo dõi các định khoản chi tiết được khai báo bên dưới). Mã kho nhập là kho sẽ được nhập hàng. Mã bộ phận nhập xuất được chọn từ danh mục bộ phận mục đích là để theo dõi việc nhập, xuất của các bộ phận có liên quan đến kho cty. Thông thường phiếu điều chuyển được lập cho 2 kho trong đó 1 kho là nhập, kho còn lại là xuất.

- Phần thứ 2 (khung màu vàng) là một datagrid chứa chi tiết các định khoản. Cách nhập dữ liệu cho 1 datagrid xin xem phần hướng dẫn cập nhật dữ liệu ở mục: C. Các thao tác chung khi nhập dữ liệu

- Cột mã kho, mã vật tư dùng để nhập mã kho sẽ được xuất hàng và các mã hàng tương ứng.

- Cột tài khoản nợ, tài khoản có dùng để nhập tài khoản nợ, tài khoản có.

- Cột mã khách hàng dùng để nhập mã khách hàng thanh toán (nếu có). Sau khi bạn nhập mã tài khoản nếu 1 trong 2 tài khoản được đánh dấu là tài khoản công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách hàng.

- Cột mã khoản mục, mã vụ việc được sử dụng để trợ giúp kế toán quản lý mở rộng được khoản tiền hoặc hàng được nhập về phục vụ cho khoản mục hoặc vụ việc nào. Đây là cột không bắt buộc phải nhập dữ liệu. Cuối kỳ người quản lý có thể theo dõi được báo cáo 1 vụ việc A đã được nhập bao nhiêu hàng hóa, tổng tiền thu vào, chi ra là bao nhiêu.

- Cột số hợp đồng dùng để nhập số hợp đồng nếu như khoản thu này là thu tiền cho hợp đồng nào đó. Dữ liệu này sẽ trợ giúp cho việc lập báo cáo của module quản lý hợp đồng.

- Nếu như ở phần thứ nhất bạn chọn mã tiền tệ không phải là đồng nội tệ thì ngoài việc phải nhập số tiền quy đổi ra tiền nội tệ là đồng Việt Nam bạn phải nhập cả số tiền ngoại tệ. nhập tỷ giá hạch toán thực tế tại thời điểm thanh toán vì vậy cột tiền nt (Tiền ngoại tệ) sẽ được hiển thị để bạn nhập giá trị tương ứng.

Theo như thiết kế của màn hình này thì chỉ lập được phiếu điều chuyển cho 2 kho hoặc cho 1 kho nhập và nhiều kho xuất. Nếu bạn có 1 kho xuất và nhiều kho nhập thì sẽ phải lập nhiều phiếu tương ứng với số lượng kho nhập.

- Phần thứ 3 (khung màu xanh) được chia làm 3 Tab trong đó Tab 1 cũng là 1 datagrid chứa danh sách các khai báo, định khoản về thuế GTGT (nếu có) của các khoản thu trong phiếu điều chuyển kho. Để nhập dữ liệu cho phần khai báo thuế cách làm cũng giống như ở phần trên bạn chỉ cần lưu ý thông tin cho 2 cột sau đây:

- Cột số hóa đơn để nhập số hóa đơn thuế. Hãy nhập chính xác số hóa đơn ghi trên hóa đơn thuế

- Cột mẫu hóa đơn để chọn mẫu hóa đơn thuế (được in trên hóa đơn thuế).

Tab thứ 2 dùng để nhập các thông tin chi phí mua hàng, ứng với mỗi mã hàng khi nhập vào 1 kho thì có thể sẽ phát sinh 1 khoản chi phí nào đó như phí bốc dỡ, phí bảo quản và những loại chi phí này cũng sẽ phải được hạch toán vào giá vốn của hàng hóa theo kho nhập đó.

Tab thứ 3 để nhập số tiền chiết khấu khi nhập hàng.

Trên thực tế 2 Tab này ít khi được sử dụng cho phiếu điều chuyển, vì kế toán sẽ theo dõi riêng các khoản chi phí và chiết khấu nếu có.

Lưu ý:

- Để nhằm mục đích bảo vệ dữ liệu và tránh nhầm lần. Chỉ khi người dùng lưu hóa đơn thì số liệu mới có tác dụng để In. Ví dụ khi thay đổi thêm bớt định khoản chi tiết nếu bạn nhấn nút in thì phần mềm chỉ in ra số liệu cũ. Nếu nhấn nút Ghi sau đó mới In thì số liệu bạn vừa cập nhập mới được lấy ra máy in. Khi bạn in phiếu điều chuyển kho thì dữ liệu của lần được lưu gần nhất sẽ chuyển ra máy in.

- Khi xóa 1 phiếu điều chuyển kho thì nó được chuyển vào thùng rác chứ không bị xóa hẳn khỏi phần mềm, hoàn toàn có thể phục hồi hoặc xóa hẳn phiếu điều chuyển kho đó khỏi phần mềm nếu user được phần quyền sử dụng chức năng đó.

- Bạn có thể xem danh sách những ai đã sửa phiếu điều chuyển kho bằng cách nhấn vào nút: Rec info

- Chỉ những người được phân quyền mới có thể sửa hóa đơn, in hóa đơn, xóa hóa đơn, duyệt (Release) hóa đơn. Tất cả các quyền này được định nghĩa và khai báo trong mục quản lý và phân quyền người dùng.

- Phiên bản Enterprise sẽ lưu lại mọi thao tác và thay đổi dữ liệu của người dùng đối với 1 phiếu điều chuyển kho. Ví dụ vào ngày 01 nhân viên A đã sửa giá trị của cột diễn giải, ngày 02 nhân viên B đã sửa giá trị của cột số tiền thành 5 000 000 đồng....

- Cách sử dụng phiếu xuất kho cũng hoàn toàn giống với cách sử dụng phiếu điều chuyển kho .

| Các phím tắt dùng chung trong tất cả các màn hình nhập dữ liệu

TAB (ENTER) -> Di chuyển con trỏ sang vị trí tiếp theo

SHIFT + TAB -> Di chuyển con trỏ lên (ngược hướng với TAB)

Ctrl + TAB (F6) -> Chuyển cửa sổ làm việc hiện tại

ESC -> Thoát khỏi cửa sổ hiện thời

Ctrl + E -> Hiện cửa sổ caption nơi sửa chữa các giá trị hiển thị của các label

F1 -> Hiện màn hình trợ giúp, hướng dẫn sử dụng

F11 -> Ẩn hoặc Hiện cửa sổ danh sách các menu của chương trình

Shift + ENTER (Space) Kích hoạt một nút lệnh

Mỗi nút lệnh trên màn hình dưới những chữ cái thường có dấu ghạch chân, để kích hoạt nút lệnh này ta nhấn tổ hợp phím Alt + chữ cái được ghạch chân. Ví dụ để thêm mới một chứng từ ta nhấn Alt + M, để sửa chứng từ ta nhấn Alt + S.

ISS

được thiết kế để làm việc ở chế độ nhiều màn hình cùng lúc nhưng do các màn hình che lấp lẫn nhau cho nên chúng tôi đã thiết kế sẵn 2 phím tắt và một menu để người sử dụng có thể chuyển đổi giữa các cửa sổ này. Hai phím tắt đó là Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím sau đó Nhấn phím TAB hoặc phím F6. Sau mỗi lần nhấn 1 trong 2 phím TAB hoặc F6 các cửa sổ sẽ được chuyển đổi cho nhau.