Tổng quan nhập dữ liệu cho các chứng từ và hệ thống danh mục

Trong ISS bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.

| Bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình thông thường có 04 phần:

Phần 1 - Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng,...

Phần 2 - Danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó (tất cả các thông tin chi tiết của chứng từ).

Phần 3 - Các khai báo định khoản về thuế, chi phí, chiết khấu

Phần 4 - Các tính toán tổng số, như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí,...

| Các chức năng chủ yếu khi cập nhật chứng từ

1. Thêm chứng từ mới

2. Lưu chứng từ

3. In chứng từ trên máy (trong trường dùng chương trình để in chứng từ)

4. Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/sửa/xoá

5. Sửa một chứng từ

6. Xoá một chứng từ, đánh dấu xóa một chứng từ

7. Truy nhập vào các chứng từ đã được đánh dấu xóa, xóa hẳn nó khỏi hệ thống hoặc phục hồi nó trở lại

8. Chuyển sang sửa chứng từ khác

9. Xem báo cáo về các thông tin liên quan đến chứng từ này (Người lập ngày giờ lập, người sửa, ngày giờ sửa….

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết.

| Lưu ý khi sửa, xóa chứng từ

Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực hiện đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình.

Chứng từ được xóa sẽ không mất hẳn nó được đưa vào thùng rác (Recycle Bin) và chứng từ này sẽ không có giá trị hạch toán trên các báo cáo. Sau này ta có thể xóa hẳn nó đi hoặc phục hồi nó trở lại khi truy nhập vào Recycle Bin.

Khi lưu chứng từ, chương trình sẽ kiểm tra xem người sử dụng này có được quyền sửa hoặc tạo mới chứng từ hay không (tùy theo chế độ thêm mới hay sửa chữa), sau đó kiểm tra xem ngày chứng từ có nằm trong khoảng thời gian đang bị khóa sổ hay không.

Trong một số trường hợp chứng từ không được tạo ra trực tiếp từ phân hệ này mà được Export từ các phân hệ khác vào thì chương trĩnh cũng sẽ không cho phép sửa chữa hoặc xóa bỏ, để sửa hoặc xóa các chứng từ loại này cần phải vào phân hệ gốc để thao tác

Khi lưu một chứng từ nếu thấy xuất hiện biểu tượng chấm than “!” màu đỏ nhấp nháy tức là chương trình kiểm tra và bắt buộc người sử dụng phải nhập giá trị vào các ô nhập tương ứng thì mới tiến hành được việc lưu chứng từ.

| Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán

Trong ISS chương trình cho phép lưu cả ngày chứng từ và ngày lập chứng từ. Ngày lập chứng từ được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày lập chứng từ và ngày lập chứng từ có thể khác ngày chứng từ.

Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày chứng từ nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày chứng từ, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.

| Cập nhật ngày tháng trong Datagrid

Đối với các trường ngày tháng trong Datagrid (Bảng nhập dữ liệu chi tiết) Nhập dữ liệu vào theo định dạng ngày tháng tiêu chuẩn của Việt Nam

dữ liệu xuất ra sẽ theo định dạng của chương trình cấu trúc của trường ngày tháng khai báo trong phần khai báo tham số hẹ thống.

Ví dụ: Xét các cách nhập dữ liệu đầu vào của ngày 31 tháng 1 năm 2005

Các cột “khai báo trong hệ thống” thể hiện 3 cách khai báo khác nhau đối với việc định dàng trường ngày tháng trong hệ thống.

Dữ liệu đầu vào luôn theo thứ tự ngày-tháng-năm | Khai báo trong hệ thống DD/MM/YYYY | Khai báo trong hệ thống MM/DD/YYYY | Khai báo trong hệ thống YYYY/DD/MM
310105 | 31/01/2005 | 01/31/2005 | 2005/31/01
31015 | 31/01/2005 | 01/31/2005 | 2005/31/01
31/1/5 | 31/01/2005 | 01/31/2005 | 2005/31/01
| Ngày/tháng/năm hiện tại | Tháng/ngày/năm hiện tại | Năm/ngày/tháng hiện tại
31 | 31/tháng hiện tại/năm hiện tại | Tháng hiện tại/31/Năm hiện tại | Năm hiện tại/31/tháng hiện tại
3101 | 31/01/năm hiện tại | 01/31/năm hiện tại | Năm hiện tại/31/01

| Đánh số chứng từ tự động

ISS cho phép đánh số chứng từ 1 cách tự động.

Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn. Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.

Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3, 4...

Ví dụ: hiện tại chứng từ mới nhất có số: PTT-01/01/0899

Khi thêm mới một bản ghi ta sẽ có số chứng từ: PTT-01/01/0900

Nếu ta sửa số chứng từ: PTT-01/01/0900 thành : PTT-01/02/950

Khi thêm mới ta sẽ có số: PTT-01/02/951

| Lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Trong ISS các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng tiền hạch toán (Việt nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một màn hình.

Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ của giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục ngoại tệ.

| Tính toán số lượng, đơn giá, thành tiền

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:

Tiền = Số lượng * Đơn giá.

và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá tuy nhiên nếu trường tiền đã có giá trị <> 0 thì sẽ không được cập nhật lại do đó người sử dụng phải xóa giá trị của trường tiền và di chuyển con trỏ trở lại ô giá hoặc ô số lượng để chương trình tự động cập nhật lại.

Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình (chương trình không cho phép xuất giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình) thì ta phải tạo mới vật tư trong danh mục vật tư và xuất giá đích danh vào vật tư đó.

| Định khoản các chứng từ với tài khoản tập hợp chi phí

Khi hạch toán một tài khoản được đánh dấu là tài khoản tập hợp chi phí bạn phải chỉ ra mã công trình sản phẩm nào phát sinh chi phí đó, để sau này chương trình có thể lên được các báo cáo giá thành, tập hợp chi phí, và vào cuối kỳ có thể thực hiện được các bút toán kết chuyển, phân bổ theo các công trình sản phẩm theo dõi tập hợp chi phí. Trong trường hợp có nhiều mã công trình sản phẩm phát sinh thì bạn phải chia thành nhiều dòng định khoản với các mã công trình sản phẩm tương ứng. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì việc hạch toán theo các tài khoản tập hợp chi phí là không cần thiết do đó có thể không cần quan tâm đến thuộc tính tập hợp chi phí của các tài khoản.

| Phân quyền chức năng và phân quyền menu chương trình

Người sử dụng trong ISS được chia làm hai loại người dùng bình thường và người dùng có quyền quản trị hệ thống.

- Người quản trị hệ thống được quyền truy nhập vào menu quản lý người dùng phân quyền menu và phân quyền chức năng cho các user khác.

- Phân quyền menu tức là cho phép người dùng truy nhập vào các menu các phân hệ trong chương trình.

- Phân quyền chức năng tức là cho phép người dùng được sửa chữa, thêm mới, xóa, in … các bản ghi (các chứng từ) trong các phân hệ.

- Chi tiết về phân quyền cho user hãy xem chi tiết ở mục Hệ thống/Quản lý user.