ISS Step by Step

| Step 1

Đăng nhập hệ thống

| Step 2

Tạo mã đơn vị mới

Trong ISS có thể khai báo rất nhiều các đơn vị,

Khi người sử dụng đăng nhập vào một đơn vị A, thì tất cả mọi chứng từ do user đó cập nhật sẽ chỉ có hiệu lực duy nhất cho đơn vị A. Tức là khi anh ta chuyển sang làm việc với mã đơn vị B thì anh ta sẽ không truy nhập vào được danh sách các chứng từ mà anh ta đã cập nhật khi đăng nhập vào mã đơn vị A.

- Trong ISS chứng từ phát sinh cho các đơn vị là hoàn toàn độc lập nhau

- Nhưng tất cả các đơn vị đều sử dụng chung cùng một hệ thống danh mục.

- Trong các báo cáo thông tin về tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, vvv sẽ được lấy để làm thông tin về tên công ty, địa chỉ,vvv. Trong các báo cáo tài chính, báo cáo thuế nếu thấy sai ở các thông tin này thì chỉ việc mở Danh mục đơn vị cơ sở ra và sửa lại cho đúng sau đó. Mở lại các báo cáo này những thông tin mới sẽ được update.

- Trong danh mục đơn vị vẫn cho phép đổi mã và ghép mã tại mọi thời điểm (khi đã có phát sinh dữ liệu), tuy nhiên sau khi ghộp mã đơn vị người quản lý hệ thống nên vào ngay chức năng quản lý người sử dụng và kiểm tra lại việc phân quyền truy nhập cho các users group đối với các mã đơn vị.

- Trong việc lập báo cáo, chương trình luôn để mặc định là số liệu sẽ lấy vào mã đơn vị hiện đang được sử dụng, nếu người dùng để trống phần khai báo mã đơn vị thì dữ liệu để lâp báo cáo sẽ lấy cho tất cả các mã đơn vị mà user này được truyền truy nhập.

| Step 3

Đăng nhập vào chức năng quản lý người dùng để phân quyền cho các ueser vào mã đơn vị mới tạo

| Step 4

Restart chương trình chọn mã đơn vị vừa mới tạo

| Step 5

Cập nhật dữ liệu cho các danh mục

Tất cả các màn hình cập nhật danh mục được thiết kế giống nhau và bao gồm đầy đủ các chức năng cần thiết

Tất cả các đơn vị đều sử dụng chung cùng một hệ thống danh mục. Điều này hơi bất tiện khi người sử dụng muốn quản lý hai đơn vị khác nhau và có hệ thống đánh mã số khác nhau, việc sử dụng nhiều mã đơn vị trên cùng file dữ liệu chỉ nên áp dụng cho các hệ thống có cùng cấu trúc sinh mã sô, ví dụ như mô hình công mẹ, tổng công ty và các công ty thành viên.

Trong tất cả các danh mục đều có thể ghộp mã, đổi mã ngay cả khi đã phát sinh dữ liệu

Chỉ cho phép xóa mã danh điểm khi danh điểm đó chưa có phát sinh dữ liệu trong bất kỳ một mã đơn vị nào.

Việc phân nhóm cho các danh điểm trong 1 danh mục cũng được xây dựng theo một tầm nhìn khác so với các hệ thống phần mềm hiện tại.

- Phía bên trái màn hình là danh sách các nhóm đã được tạo, và được bố trí theo hình cây, kéo và thả một nhóm vào bên dưới 1 nhóm khác để tạo ra các nhóm cấp dưới (trong ISS khi ở chế độ cập nhật dữ liệu mọi object bố trí theo cấu trúc hình cây đều có thể dùng chuột kéo, thả để chỉ định node nào là nhánh dưới của nút nào)

- Phía bên phải là danh sách các danh điểm đã được chia vào nhóm đang được chọn ở bên trái (đánh dấu check), bên dưới là danh sách các danh điểm hiện vẫn chưa được chia vào bất kỳ nhóm nào.

- Để chọn hoặc hủy chọn một danh điểm vào một nhóm thì đánh dấu check hoạc bỏ dấu check của danh điểm đó sau đó nhấn vào nút lệnh Nhóm.

Việc phân nhóm là để nhằm mục đích lọc ra được các báo cáo đặc trưng cho từng nhóm. Khi lập báo cáo cho 1 nhóm, chương trình sẽ tự động lấy ra các số liệu có liên quan đến các danh điểm thuộc nhóm đó và tất cả các danh điểm thuộc các nhóm dưới của nhóm đó cho đến hết.

Chương trình không giới hạn số lượng các cấp nhóm, trong 1 danh mục có thể có 3 cấp hoặc 100 cấp, tuy nhiên càng nhiều cấp thì khi tạo các báo cáo tốc độ xử lý sẽ càng chậm, việc này sẽ không đáng kể nếu phải xử lý số lượng bản ghi nhỏ hơn 100 000,

| Step 6

Cập nhật chứng từ

| Step 7

Chạy các tổng hợp cuối tháng

| Step 8

Xem các báo cáo tổng hợp, tìm ra các hạch toán, định khoản không đúng theo luật kế toán

| Step 9

Truy nhập vào các tính năng quản lý

| Step 10

Công cụ tạo lập, chỉnh sửa các mẫu báo cáo

Trong ISS tất cả các màn hình báo cáo preview được dùng chung theo 1 concept chuẩn,

Không giới hạn số lượng các mẫu báo cáo cho một loại báo cáo.

Ví dụ: khi in phiếu thu tiền vì thông thường phiếu thu tiền được in trên trang giấy A5 nằm dọc, nên User có thể chọn mẫu báo cáo in ra theo kiểu hai trang A5 cùng được in trên 1 tờ giấy A4, hoặc hai trang đó được in ra trên hai trang giấy A5. Hoặc vì 1 lý do nào đó đơn vị có yêu cầu tạo thêm một mẫu phiếu thu riêng, nhưng vẫn muốn giữ các mẫu phiếu thu chuẩn để in ra khi cần thiết, việc này đối với ISS là hết sức đơn giản chỉ sau 1 vài thao tác. Như vậy theo ví dụ trên User đã có 3 mẫu phiếu thu khác nhau, sau này muốn in ra trên mẫu nào thì chỉ việc chọn theo mẫu đó và nhấn nút. Tất cả những thao tác trên được thực hiện ngay tại đơn vị của User, trên giao diện đồ họa, bằng các động tác kéo, thả chuột và hoàn toàn không phải sử dụng đến một dòng lệnh nào.