Các lệnh dùng chung cho thao tác trên hệ thống các chứng từ

Khi truy nhập vào một màn hình cập nhật chứng từ sẽ có các nhóm nút lệnh được nhóm theo các nhóm sau đây

Các lệnh được đánh dấu (*) là các nút lệnh được phân quyền

| Step1: Danh sách chứng từ

Ngay sau khi truy nhập vào một màn hình nhập dư liệu cho các chứng từ bên phải của màn hình sẽ hiển thị các nút lệnh như dưới đây

Trong đó:

- Hộp checkbox "Release" sẽ cho biết chứng từ hiện tại đang được chọn đã được Release vào sổ cái hay chưa. Thông thường trong ISS khi người sử dụng tạo mới một chứng từ thì số liệu của chứng từ đó vẫn chưa được đưa thẳng vào các báo cáo tổng hợp phải chờ tới khi người quản lý xác nhận chứng từ đó (release). Như vậy tất cả các chứng từ nếu chưa được đánh dấu Release thì sẽ chưa xuất hiện trong các báo cáo. (*)

- Nút "Mới" sẽ chuyển màn hình làm việc sang chế độ thêm mới một chứng từ. (Step2) (*)

- Nút "Sửa" sẽ chuyển màn hình làm việc sang chế độ sửa chứng từ hiện tại đang được chọn. (Step2) (*)

- Nút "Lọc" sẽ hiển thị màn hình lọc chứng từ theo nhiều tiêu thức khác nhau.

- Nút "Recycle" sẽ truy nhập vào các chứng từ đã bị xóa (Step3). (*)

- Nút "Validate" sẽ lọc tìm ra các chứng từ không hợp lệ.

- Nút "Print" sẽ hiện thị màn hình trước khi in chứng từ hiện tại. Trong ISS chứng từ sẽ được in ra hoàn toàn giống với khi xem trên máy (*)

- Nút "XPrint" sẽ tự động in ra tất cả các chứng từ hiện tại đang được chọn. Ví dụ vào cuối kỳ người sử dụng muốn in ra tất cả các phiếu kế toán trong kỳ thì chỉ cần lọc ra các chứng từ cần in sau đó nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các chứng từ và nhấn nút "XPrint". Khi đó chương trình sẽ in thẳng tất cả các chứng từ đã được chọn ra máy in mà không yêu cầu hay hỏi tham số nào, như vậy người sử dụng có thể select nhiều chứng từ sau đó đặt một lệnh "XPrint" thay vì phải chọn và in lần lượt từng chứng từ. (*)

- Nút "Xóa" sẽ xóa chứng từ hiện tại ra khỏi hệ thống sổ cái và chuyển nó vào Recycle Bin, người sử dụng có thể truy nhập vào các chứng từ sau khi xóa ở Step3. (*)

- Nút "Base Info" sẽ cho người sử dụng biết chứng từ hiện tại đã được tạo bởi User nào và thống kê chi tiết các lần sửa chữa bởi các User nào cùng với ngày và giờ sửa chữa.

- Nút thoát sẽ tắt cửa sổ làm việc hiện tại.

| Step2: Cập nhật chứng từ

Nhóm nút lệnh này dùng cho chế độ màn hình cập nhật thêm mới hoặc sửa chữa chứng từ. Màn hình này sẽ được hiển thị khi người sử dụng nhấn nút "Mới" hoặc nút "Sửa".

- Nút "Ghi" sẽ lưu các giá trị chứng từ lại và tùy theo chế độ hiện tại là thêm mới hay sửa chứng từ cụ thể. Sau đó sẽ quay trở lại màn hình danh sách chứng từ. (*)

- Nút "Ghi + " sẽ thực hiện lệnh giống như khi nhấn nút "Ghi" tuy nhiên chương trình sẽ không quay trở lại màn hình danh sách chứng từ mà sẽ chuyển sang màn hình thêm mới chứng từ, nút lệnh này sẽ rất hữu dụng khi cần nhập nhiều chứng từ. (*)

- Nút có hình mũi tên lên hoặc mũi tên xuống sẽ chuyển màn hình sang chế độ sửa bản ghi và di chuyển tới bản ghi phía trên hoặc bản ghi kế tiếp.

- Nút "Trở lại" sẽ đưa màn hình quay trở ra danh sách chứng từ, mọi dữ liệu sẽ không được cập nhật.

- Các nút lệnh còn lại có chức năng như đã mô tả ở Step1.

Lưu ý: Mọi chứng từ khi in, chương trình sẽ chỉ lấy các dữ liệu hiện tại đã được lưu trên máy. Do đó trong màn hình sửa chứng từ khi nhấn nút in chương trình sẽ chỉ in ra các giá trị đã được lưu trong hệ thống chứ không in ra các giá trị hiện tại.

| Step3: Truy nhập vào các chứng từ đã bị xóa

Nhóm nút lệnh này dùng cho chế độ màn hình truy nhập các chứng từ đã bị xóa. Màn hình này được truy nhập bằng các nhấn nút "Recycle".

- Nút "Restore" sẽ phục hồi lại các chứng từ đã được chọn. (*)

- Nút "Xóa" sẽ xóa hẳn các chứng từ đã được chọn ra khỏi hệ thống. (*)

- Các nút lệnh còn lại có chức năng như đã mô tả ở Step1.