Chương trình có chức năng khóa dữ liệu khi đã nhập liệu và hoàn tất chứng từ cho một kỳ báo cáo. Kể từ ngày khóa số liệu trở về trước, không thể hiệu chỉnh hoặc thêm mới bất kỳ chứng từ nào.

Nếu buộc phải hiệu chỉnh số liệu một kỳ đã khóa, phải “Mở” bằng cách khóa với ngày của kỳ trước đó. Ví dụ: muốn mở kỳ 05/2005 thì phải khóa đến ngày 30/04/2005 tức kỳ 04/2005.

Tốt nhất nên giới hạn quyền khóa cho một số đối tượng quản trị (Administrator) của hệ thống để hạn chế những khả năng trục trặc về số liệu đã khóa sổ.