Để vào một danh mục ta truy nhập vào menu “Hệ thống danh mục”. Sau đó chọn danh mục cần mở.

Các danh mục được thiết kế giống nhau do đó việc nhập dữ liệu không có gì khác biệt, do vậy chúng ta chỉ cần lấy 1 ví dụ là đủ. Dưới đây là các thao tác trên danh mục tài khoản.

Ngay khi truy nhập vào danh mục tài khoản, màn hình sẽ hiển thị tất cả các tài khoản hiện đang được sử dụng trong chương trình

-         Nút “Mới” (bạn có thể nhấn kép Alt + M) dùng để tạo mới một tài khoản

-         Nút “Sửa” (bạn có thể nhấn kép Alt + S) dùng để sửa chữa tài khoản hiện đang được chọn trong danh sách.

Dưới đây là màn hình chi tiết tài khoản 1112.  

Trong màn hình chi tiết tài khoản ô tài khoản mẹ không sửa chữa được khi bạn thay đổi mã tài khoản thì tài khoản mẹ sẽ được tự động dò tìm trong danh mục hiện tại nếu không tìm thấy nó sẽ được coi là tài khoản cấp 1.

-         Khi nhấn nút “Ghi” (bạn có thể nhấn kép Alt + G) chương trình sẽ ghi lại các giá trị của các ô nhập liệu tùy theo chế độ tạo mới hay sửa chữa sẽ tạo mới một tài khoản, hoặc sửa tài khoản hiện tại đang được select trong danh sách. Sau khi ghi lại dữ liệu chương trình sẽ quay trở lại màn hình danh sách các tài khoản tương tự như việc chúng ta ghi lại sau đó nhấn nút “Trở lại”

-         Nút “Ghi + “ (bạn có thể nhấn kép Alt + H) sẽ thực hiện việc ghi dữ liệu, chuyển chương trình sang chế độ tạo mới xóa trắng hết các ô nhập liệu để người dùng có thể nhập tiếp mã tài khoản khác. Nút này tương đương với việc nhấn nút “Ghi” sau đó nhấn nút “Mới”.

-         Nút có biểu tượng mũi tên lên, xuống sẽ chuyển chương trình về chế độ sửa chữa một mã tài khoản ở dòng trên hoặc dòng dưới của dòng hiện tại trong danh sách. Nút này tương đương với việc người dùng nhấn nút “Trở lại”, chọn dòng trên hoặc dưới trong danh sách, sau đó nhấn nút sửa chữa.

-         Nút “Trở lại” (bạn có thể nhấn kép Alt + R) sẽ đưa chương trình ra màn hình danh sách các tài khoản.

-         Nút “Thoát” (bạn có thể nhấn kép  Alt + T hoặc nhấn phím ESC trên bàn phím) sẽ thoát khỏi danh mục tài khoản.

-         Nút “Ghộp” (bạn có thể nhấn kép Alt + G) để ghộp một mã số đã có hoặc chưa có phát sinh vào một mã số khác. Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất. Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác. Để ghộp mã 0002 vào mã 0001 bạn chọn mã 0001 trong danh sách, nhấn nút “Ghộp” chương trình sẽ yêu cầu nhập mã số, bạn nhập mã 0002 sau đó nhấn OK, chương trình sẽ hỏi lại một lần nữa rồi đổi tất các mã số có phát sinh của mã 0002 trong dữ liệu chương trình thành mã 0001, nếu quá trình đổi thành công chương trình sẽ xóa mã 0002 trong danh mục, lúc này trong danh mục sẽ chỉ còn mã 0001 các phát sinh của mã 0002 sẽ được chuyển sang cho mã 0001.

-         Nút “Lọc” dùng để lọc tìm các mã tài khoản theo các tiêu thức nhất định. Tất cả các màn hình lọc dữ liệu của ISS đều được thiết kế giống nhau do đó cách sử dụng sẽ được trình bày chi tiết trong phần ISS và phương pháp lọc tìm dữ liệu.

-         Nút “In” sẽ in ra các tài khoản hiện có trong danh sách, do đó nếu người dùng sử dụng chức năng lọc để lọc ra các tài khoản theo một tiêu thức nào đó và sau đó nhấn nút in thì chương trình sẽ không in ra tất cả các tài khoản mà chỉ in ra các tài khoản được lọc theo tiêu thức.

-         Nút “Xóa” sẽ xóa tài khoản hiện tại đang được chọn trong danh mục, tuy nhiên nếu tài khoản đó có tài khoản cấp dưới hoặc đã có phát sinh chứng từ hạch toán thì chương trình sẽ không cho phép xóa.

            Phía bên phải màn hình phân nhóm là danh sách các mã tài khoản được lấy trong danh sách các tài khoản ở màn hình đầu tiên có nghĩa là lấy các mã số theo điều kiện lọc.

            Phía bên trái là các mã nhóm hiển thị theo hình cây

            Khi chọn một mã nhóm trong danh sách phía bên trái màn hình bên phải sẽ được cập nhật các mã số thuộc nhóm được chọn sẽ được tick để người sử dụng có thể biết được hiện tại trong nhóm này có các mã số nào

            Để chuyển một nhóm vào làm nhóm cấp dưới của một nhóm khác nhấn và giữ chuột trái vào nhóm đó kéo thả vào nhóm sẽ được chọn làm nhóm cấp trên. Mọi mã số của nhóm cấp dưới sẽ thuộc vào nhóm cấp trên

Khi nhấn nút “Nhóm”, chương trình sẽ xóa hết các mã số nằm trong danh mục nhóm nhận mã nhóm được chọn làm mã nhóm sau đó lấy tất cả các mã số hiện đang được tick vào trong nhóm hiện tại. Nếu bỏ chọn tất cả các mã số và nhấn nút “Nhóm” thì nhóm đó sẽ không chứa một mã danh điểm nào

Khi nhấn nút “+ Nhóm”, chương trình sẽ cộng các mã số được tick vào danh sách các mã số cũ và không xóa các mã số cũ, nút “+ Nhóm” được dùng khi bạn thực hiện việc lọc danh mục và nhập thêm giá trị của các mã số đã tìm được vào một nhóm. Ví dụ trong danh mục tài khoản hiện tại, bạn muốn nhập thêm tài khoản 911 vào nhóm hiện tại, thế nhưng do danh mục tài khoản của bạn quá dài việc tìm ra được tk 911 rất mất thời gian, bạn quay ra màn hình danh sách tài khoản nhấn nút “Lọc” chọn mã tài khoản chọn tiêu thức lọc “like” sau đó nhập giá trị 911 nhấn nút “Add” nhấn “OK” chương trình sẽ hiển thị tài khoản 911 và các tk con của nó nếu có. Bạn quay trở lại màn hình phân nhóm chọn mã nhóm, lúc này danh sách tài khỏan bên phải cũng chỉ hiển thị danh sách các tk đầu 911, sau đó tick vào các mã tài khoản cần phân nhóm. Lúc này nếu bạn nhấn nút “Nhóm” chương trình sẽ xóa các tài khoản đầu 112 và nhập các tk đầu 911 mà bạn đã tick. Nhưng nếu bạn nhấn nút “+ Nhóm” chương trình sẽ cộng thêm các tk đầu 911 mà bạn đã tick và lúc này trong danh sách chi tiết của nhóm hiện tại sẽ bao gồm các mã số cũ (đầu 112) cùng với các đầu 911 mới. Sử dụng nút “+ Nhóm” sẽ rất có ý nghĩa đối với các danh mục có số lượng đầu mã lớn (danh mục vật tư, khách hàng…)

Lưu ý:

            Chương trình sử dụng font chữ và các bộ gõ theo tiêu chuẩn Unicode

Các mã số đều có thể gõ chữ Việt có dấu hoặc các ký tự đặc biệt mà bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ

Khi xóa một mã số chương trình sẽ chỉ kiểm tra xem có phát sinh của mã số đó trên các chứng từ chưa bị đánh dấu xóa (chưa được chuyển vào Recycle chi tiết về Recycle sẽ được hướng dẫn trong phần nhập dữ liệu cho các chứng từ)

Nhấn Ctrl + F trên màn hình danh sách các tài khoản để tìm nhanh đến dòng chứa các ký tự đầu tiên cần tìm.