Trong tất cả các chứng từ phần chi tiết của các định khoản, chi tiết hóa đơn chứng từ là phần có số lượng dòng phát sinh và không thể định trước vì thế chúng được nhập dữ liệu trong một datagrid. Datagrid là 1 bảng dữ liệu sẽ hiển thị dữ liệu theo từng dòng và cột. Phần đánh dấu màu đỏ trong hình dưới đây là 1 datagrid.

Datagrid là bảng dùng để nhập các dòng chi tiết. Ví dụ bảng nhập chi tiết các định khoản trong phiếu thu, phiếu chi… trong Datagrid dữ liệu được chia thành các dòng và các cột và giao điểm của các dòng với các cột gọi là các cell.

Dưới đây là một số phím tắt được sử dụng trong datagrid:

(Bạn cũng có thể cho hiển thị menu bằng cách nhấn chuột phải trên Datagrid)

Sau đây là giải thích cho 1 số phím tắt cơ bản hay được sử dụng (Bạn có thể thử với những phím khác dựa theo danh dách trong hình ảnh bên trên).

            F2                    ->        Sửa giá trị của cell hiện thời

            F3                    ->        Hiện màn hình chọn mã số.

            F4                    ->        Thêm mới một dòng với các giá trị mặc định

            F6                    ->        Copy dòng hiện thời

            F8                    ->        Xóa dòng hiện thời

  F9                    ->        Export dữ liệu trong datagrid ra Excel. Nếu bạn nhấn giữ Ctrl sau đó nhấn F9 thì chương trình sẽ xuất tất cả dữ liệu hiện có bao gồm cả các cột dữ liệu chưa được chương trình định dạng. (Để xuất được dữ liệu ra Excel yêu cầu hệ thống phải cài đặt Microsoft Excel phiên bản thấp nhất là Excel 97)

            F12                  ->        Ẩn hoặc hiện các cột tên, mã số thuế,…(các cột readonly)  trong datagrid

   Kích chuột trái kéo và thả các tên cột để sắp xếp lại thứ tự các cột.

   Khi thay đổi độ rộng của các cột giá trị mới sẽ được lưu lại ngay khi bạn tắt màn hình chứa datagrid. Giá trị này sẽ được apply cho toàn hệ thống.

Khi di chuyển con trỏ ra khỏi một cell chương trình sẽ kiểm tra xem cell đó có phải là một cell thuộc loại giá trị được lấy từ trong hệ thống danh mục hay không. Nếu cell đó được lấy giá trị từ danh mục, ví dụ nếu người dùng chuyển focus từ 1 cell chứa mã tài khoản hoặc mã khách hàng thì chương trình sẽ kiểm tra các khả năng sau đây.

        - Nếu cell đó đang để trống. Nhưng trường dữ liệu đó không được phép để trống ví dụ các trường mã tài khoản, mã kho,... chương trình sẽ hiện không cho phép chuyển con trỏ ra khỏi cell đó, sau đó sẽ hiện màn hình chọn mã số để cho người dùng chọn một mã số trong danh mục tương ứng.

        - Nếu cell đó đang có dữ liệu. Chương trình sẽ kiểm tra xem số liệu đó có tồn tại trong dang mục hay không, nếu số liệu đó không tìm thấy trong danh mục chương trình sẽ hiển thị màn hình chọn danh mục để người sử dụng chọn một mã số, nếu trường dữ liệu này được phép để trống thì chương trình cho phép người sử dụng nhấn ESC để thoát khỏi màn hình nhập dữ liệu.

Khi nhập dữ liệu cho một cột là dạng số, ví dụ số tiền, số lượng,.... cần lưu ý phải xóa giá trị cũ và nhập lại toàn bộ giá trị mới. Nếu không phần mềm sẽ không cho phép chuyển sang ô khác.