Trong ISS khi cập nhật dữ liệu cho các trường mã số (là các giá trị được lấy từ các danh mục). Ví dụ khi chọn mã ngoại tệ, mã tài khoản trong các phiếu thu, chi, … mã vật tư, mã kho,… được thống nhất theo các nguyên tắc sau đây.

Để nhập dữ liệu:

    -          Nhập thẳng từ bàn phím

    -          Nhấn phím F3 trên bàn phím để hiện ra màn hình danh sách các mã số.

    -          Kích chuột vào nút có biểu tượng 2 ô chữ nhật để hiện ra màn hình danh sách.

Sau khi dữ liệu được nhập Nhấn Tab hoặc ENTER để di chuyển con trỏ màn hình sang vị trí khác, lúc này chương trình sẽ tự động kiểm tra mã số đã được nhập. Có một số khả năng sau đây.

  -                     Mã số trống nhưng trường dữ liệu này chương trình bắt buộc phải có dữ liệu màn hình chọn mã số sẽ được hiển thị để bắt buộc người sử dụng phải chọn một mã số.

  -                     Mã số có dữ liệu, chương trình sẽ kiểm tra trong danh mục tương ứng nếu dữ liệu được tìm thấy trong danh mục thì sẽ update giá trị các thuộc tính ví dụ tên, đơn vị tính, mã số thuế,….

  -                     Mã số có dữ liệu, chương trình sẽ kiểm tra trong danh mục tương ứng nếu dữ liệu không tìm thấy trong danh mục thì sẽ hiển thị màn hình chọn mã số, màn hình này sẽ hiển thị danh sách các mã số có các ký tự bắt đầu bằng giá trị của mã số hiện tại, ví dụ trong hóa đơn bán hàng chương trình yêu cầu người sử dụng nhập mã khách hàng vì không nhớ chính xác mã khách hàng nên người sử dụng nhập giá trị 010 sau đó nhấn Enter hoặc Tab. Khi đó màn hình chọn mã số sẽ hiển thị danh sách tất cả các mã khách hàng bắt đầu bằng ký tự 010, để tìm các mã số khác hãy nhập các ký tự cần lọc vào các ô mã số, hoặc tên sau đó nhấn Enter, trong màn hình danh sách các mã số.

Di chuyển con trỏ trong danh sách các mã số đến dòng cần chọn nhấn Enter

                    Lưu ý:

                    Đối với việc nhập mã ngoại tệ chương trình sẽ căn cứ vào mã nguyên tệ (base currency), ngày của chứng từ và mã ngoại tệ hiện tại để tìm ra tỷ giá gần nhất trong danh mục tỷ giá đồng tiền, và tỷ giá này chỉ có tính chất tham khảo, sau này trong các báo cáo tỷ giá sẽ được lấy trực tiếp từ trong danh mục tỷ giá do vậy khi người sử dụng sửa tỷ giá trong danh mục thì tỷ giá trong các báo cáo cũng sẽ thay đổi theo, do đó chương trình sẽ rất linh hoạt trong việc xử lý các mã đòng nguyên tệ và tỷ giá quy đổi, có nghĩa là sau khi nhập dữ liệu người sử dụng hoàn toàn có thể chọn lại mã đồng tiền nguyên tệ mà không ảnh hưởng tới các báo cáo, và cũng không cần phải cập nhật lại các chứng từ.